کاربرد ترتیب و معانی رنگ در فاکتور چیست؟

فاکتورها به عنوان یکی از مهمترین اسناد تجاری در هر کسب‌و‌کار هستند؛ در نتیجه باید به نوعی تهیه شوند که از اعتبار حقوقی کافی برخوردار باشند. به همین دلیل تنها فاکتورهایی که رسمی هستند، مورد تایید مراجع مرتبط همچون اداره‌ی امور مالیاتی و دارایی قرار می‌گیرند. در ادامه با رنگ فاکتور بیشتر آشنا خواهید شد.

همین‌طور تنها فاکتورهای رسمی در مراجع حقوقی و دادگاه‌ها قابل استناد می‌باشند. در نتیجه برای اطمینان از ارزشمند بودن فاکتورهای صادر شده، بیش از هر چیز باید به ویژگی‌های یک فاکتور رسمی توجه داشت. در این زمینه نیز ترتیب و معانی رنگ در فاکتور رسمی، از مهم‌ترین نکاتی است که باید به آن توجه کرد. البته دیگر فاکتورهای فروش که رسمیت نداشته و صرفا بنابر خواسته‌ی خریدار صادر می‌گردند نیز می‌توانند در رنگ‌های متنوعی طراحی و چاپ شوند.

در این مقاله به بررسی نکاتی درباره ترتیب و معانی رنگ در فاکتور رسمی می‌پردزایم.

رنگ در فاکتور رسمی

فاکتورهای مورد تایید اداره دارایی در زمینه رنگ محدودیت خاصی ندارند. در نتیجه فاکتورهایی با چاپ تک رنگ، دو رنگ و چهار رنگ را می‌توان برای ارائه به این سازمان آماده کرد. اما به‌طور مرسوم و البته برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها، فاکتورها با چاپ تک رنگ یا دو رنگ تهیه می‌شوند. به‌طور معمول وقتی از روش چاپ تک رنگ یا دو رنگ برای چاپ فاکتور استفاده می‌شود؛ برای هر برگه‌ی فاکتور، رنگی خاص اختصاص داده می‌شود.

استفاده از کاغذ رنگی علاوه بر تنوع و زیبایی بخشیدن به فاکتور، تقسیم‌بندی و کاربرد هر برگه را مشخص می‌کند. انتخاب این رنگ منوط به رعایت قوانین خاصی است که در ادامه به بررسی هرکدام از آن‌ها می‌پردازیم.

1- رنگ برگه‌های فاکتور

پیش از توضیح رنگ برگه‌های فاکتور، توضیح این نکته ضروری است که تعداد برگه‌های فاکتور نیز برای اداره دارایی اهمیتی ندارد. اما از آنجا که هر کسب‌و‌کاری باید یک برگه فاکتور را برای فروشنده، برگه‌ای را بر ثبت در اسناد حسابداری و برگه‌ای را برای خریدار تهیه کند؛ بنابر همین نیاز فاکتورها معمولا به صورت دو، سه و یا چهار برگی تهیه می‌شوند.

برگ اول که در اختیار مشتری قرار می‌گیرد سفید رنگ بوده و معمولا از کاغذ 80 گرمی تهیه می‌شود. برگه دوم، سوم و چهارم را نیز به‌طور معمول از رنگ‌های آبی، زرد و صورتی انتخاب می‌کنند. معمولا جنس برگه‌های دوم، سوم  و چهارم نازک‌تر بوده و دارای کیفیت پایین‌تری (40 تا 55 گرم) هستند.

2- رنگ شماره فاکتور

موضوع حائز اهمیت دیگر در زمینه رنگ فاکتور، توجه به شماره سریال فاکتور است. این شماره سریال طبق قوانین تهیه فاکتور رسمی، حتما باید به رنگ قرمز باشد. همچنین این شماره سریال همان‌طور که از نامش پیداست، نباید تکراری باشد؛ و روی هر فاکتور باید یک شماره سریال اختصاصی چاپ شود. در واقع شماره سریال درج شده روی هر فاکتور نباید پرینتی باشد. به همین دلیل شماره سریال فاکتورها معمولا به وسیله‌ی دستگاهی خاص، به رنگ قرمز و به صورت برجسته روی فاکتور درج می‌شود. بنابراین باید توجه کرد که دستگاه‌های شماره‌زن دستی و همچنین شماره‌های پرینت شده، به هیچ‌وجه مورد قبول مامورین دارایی نیستند.

همچنین توصیه می‌شود اگر اطلاعات فروشنده ثابت است این اطلاعات نیز در مرحله چاپ و به صورت پرینت شده در محل مدنظر درج شود.

3- رنگ فاکتور، متناسب با جنس کاغذ

نکته‌ی دیگر درباره استفاده از رنگ‌های مختلف در فاکتور، به موضوع جنس کاغذ برمی‌گردد. گاهی فاکتورهای چند برگی با استفاده از کاغذهای کاربن‌لس (بدون نیاز به کاربن) تولید می‌شوند. این کار کمک می‌کند تا بدون گذاشتن کاربن بین برگه‌های فاکتور، هرچه در برگه‌‌ی اول درج می‌شود، در برگه دوم و سوم نیز ثبت گردد. اما نکته‌‌ی اساسی این است که کاغذهای کاربن‌لس، مناسب پرینت گرفتن با پرینتر لیزری و جوهر افشان نیستند و حتما باید با پرینتر سوزنی یا چاپ افست، عمل چاپ روی آن‌ها انجام شود. همچنین رنگ کاربن این کاغذها معمولا مشکی یا آبی است و توصیه می‌شود مبتنی بر رنگ‌های انتخابی، برای کاغذ و چاپ روی آن، رنگ مناسب انتخاب شود.