مزیت های استفاده از سربرگ در مکاتبات

نامه‌نگاری و اهمیت سربرگ

در دنیای تجارت و کسب و کار، نامه‌نگاری به عنوان یک روش رسمی ارتباط و انتقال اطلاعات بین سازمان‌های مختلف به شمار می‌آید. با رشد روزافزون تجارت و صنعت، نوشتن یک نامه‌ی تجاری مناسب در جهت سرمایه‌گذاری و سودمندی به تدریج افزایش یافته است. اغلب نامه‌های تجاری برای معرفی محصول یا خدمات جدید، فروش محصول، تحقیق و مشاوره در مورد محصولات یا خدمات و ایجاد روابط تجاری خوب جهت معاملات آینده بین سازمان‌های مختلف استفاده می‌گردد. در ادامه با سربرگ در مکاتبات اداری بیشتر آشنا خواهیم شد.

استفاده از سربرگ در نامه‌های تجاری از موارد مهمی است که می‌تواند آن نامه را از چهارچوب معمولی خارج کرده و با به نمایش گذاشتن برند یک کسب و کار، نامه را به یک معامله بزرگ بدل کند. به بیان ساده‌تر، سربرگ نشان دهنده‌ی هویت سازمانی و قانونی بودن یک کسب و کار است.

استفاده از سربرگ صرفا به نامه‌های اداری و ساده محدود نمی‌شود؛ بلکه هرگونه مکاتبه‌ و تعاملی که بین سازمان‌های مختلف صورت می‌گیرد بایستی در سربرگ درج گردد. از جمله می‌توان به فاکتور، قرارداد، معرفی‌نامه و رزومه کسب و کار شرکت، بیانیه‌های بین ادارات و …. اشاره کرد.

به طور معمول چاپ سربرگ‌ در دو سایز A4 و A5 انجام می‌گیرد که متناسب با میزان محتوای نامه با کیفیت یکسان مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مزایای استفاده از سربرگ در مکاتبات اداری حرفه‌ای

با توجه به اهمیت بالای سربرگ در مکاتبات اداری برای هر کسب و کار، در این بخش از مقاله به بررسی برخی از مزایای آن می‌پردازیم.

1- تاثیر مهم سربرگ در اولین ارتباط

یک سربرگ می‌تواند به اندازه نام تجاری سازمان مهم و تاثیرگذار باشد. چرا که سربرگ معرف و نماینده هر شرکت خواهد بود و می‌تواند اولین تاثیر را بر روی مشتریان بالقوه بگذارد. بنابراین یک سربرگ می‌بایست از ظاهری حرفه‌ای برخوردار باشد؛ در غیر این صورت ممکن است دیگر سازمان‌ها آن را نامعتبر فرض کرده و هیج تمایلی جهت برقراری ارتباط با فرستنده آن نداشته باشند.

2- سربرگ، نشان دهنده هویت و اقتدار سازمانی

این جمله که سربرگ، نشان دهنده هویت سازمانی است را با این مثال بررسی می‌کنیم؛ فرض کنید نامه‌ای را از یک شرکت در یک کاغذ معمولی و بدون هیچ علامت تجاری، نام و آدرسی دریافت می‌کنید، در همان وهله اول به صورت طبیعی پیش از مطالعه‌ی محتویات درون نامه، تصوری که در ذهن شما ایجاد می‌شود چیزی جز غیرحرفه‌ای بودن آن سازمان نخواهد بود. در این حالت ممکن است چندین اتفاق روی دهد. اولین مورد این است که به دلیل نداشتن اطلاعات کافی از فرستنده‌ی نامه امکان ثبت آن در سیستم بایگانی شرکت گیرنده سلب شده و فرصت رجوع مجدد از بین می‌رود.

دومین مورد این است که آن نامه از الویت نامه‌های مهم اداری خارج خواهد شد و در فرآیند بررسی طولانی‌تری قرار می‌گیرد. مورد دیگر، مسئله عدم اعتماد کافی به سازمان فرستنده به دلیل تصور غیرحرفه‌ای و نامعتبر بودن است. که در نهایت، همه این موارد منجر به از دست دادن فرصت همکاری با شرکت مذکور خواهد شد.

بنابراین هر آنچه که بتواند به اقتدار سازمان شما جلوه‌ی بیشتری ببخشد بسیار مهم است. داشتن لوگو و برند می‌تواند یکی از این موارد باشد چرا که از مهم‌ترین کاربردهای سربرگ نمایش لوگو و برند هر سازمان است.

3- افزایش امنیت مکاتبات و سازمان

از آن‌جایی که هر سربرگ حاوی اطلاعات مختص یک سازمان (لوگو و اطلاعات تماس) است به طور طبیعی مطالبی که در آن درج می‌شود را نیز منحصر همان سازمان قرار می‌دهد. در این حالت امنیت مکاتبات بالا رفته و احتمال سوء استفاده‌ و کپی برداری‌های غیر قانونی از نامه‌ی ارسال شده کاهش می‌یابد. این مزیت بسیار حائز اهمیت است، زیرا سوء استفاده‌های این چنینی می‌تواند آسیب‌های جبران ناپذیری را به یک سازمان وارد کند.

4- سربرگ، یک بازاریاب بالقوه

ارائه‌ی اطلاعات صحیح و دقیق می‌تواند مشتریان را به ارتباطات بعدی با شرکت شما ترغیب کند. به طور معمول در بالای هر سربرگ نام و لوگو ی تجاری شرکت‌ها ثبت می‌شود. در پایین آن نیز با درج آدرس، شماره تماس و آدرس ایمیل سازمان خود می‌توانید امکان برقراری ارتباط برای دیگران را به راحتی فراهم نمایید. هر کسب و کار معتبر دارای یک آرم تجاری (لوگو) مختص به خود است. قرار دادن لوگو در سربرگ همراه با نام تجاری موجب آگاهی بخشی بیشتر برند سازمان در صنعت کاری و در میان مشتریان می‌گردد.

5- برتری سازمان با خاص بودن نوع طراحی و چاپ سربرگ

هنگامی که شما برای ست اداری خود طرحی منحصر به فرد داشته باشید، کار خود را در ذهن مخاطب، خاص جلوه می‌دهید. از آنجا که سربرگ در بین اقلام ست اداری از اهمیت بالایی برخوردار بوده و کاربرد بیشتری دارد، استفاده از آن موجب نمود بیشتر این مساله می‌گردد.

6- سربرگ، نشان دهنده‌ی احترام دوجانبه و رسمیت کسب و کار

در دنیایی که بسیاری از امور اداری به وسیله‌ی نرم‌افزار و ایمیل انجام می‌شود، با کمی ذکاوت می‌توانید با استفاده از یک نامه‌ی ثبت شده در سربرگ‌ به مشتری خود نشان دهید که برای او و مجموعه‌ی خود ارزش قائل هستید. در این حالت رسمیت کسب و کارتان نیز به سادگی نمود پیدا می‌کند.

با توجه به موارد بیان شده می‌توان دریافت که سربرگ به عنوان یکی از مهمترین ابزارهای تبلیغاتی و معرف هر کسب و کار از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. بنابراین با کمک یک طراح و مجموعه چاپ حرفه‌ای می‌توان با خیال راحت به تعامل با دیگر سازمان‌ها و مکاتبات اداری با آن‌ها در جهت انجام معاملات مورد نظر پرداخت.