نکات قانونی در فاکتور فروش

فاکتورهای خرید و فروش، سندی برای اثبات انجام معامله هستند. این سندها اگرچه در صورت رعایت موارد مشخصی به عنوان فاکتور رسمی شناخته شده و از طرف اداره امور مالیاتی مورد تایید هستند؛ اما از سوی محاکم حقوقی به عنوان یک سند عادی تلقی شده و تنها به عنوان یک سر نخ یا شاهد مورد توجه قرار می‌گیرند. در این مقاله به بررسی مشکلات و موارد قانونی در فاکتور پرداخته شده است.

موارد قانونی ضروری در فاکتور

وجود بعضی موارد و درج بعضی از اطلاعات در فاکتور ضروری است. در واقع بدون وجود این موارد، فاکتور از حالت رسمی خارج شده و فاقد اعتبار لازم خواهد بود. این نکات که در قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی درج شده، شامل موارد زیر است:

• ثبت تاریخ:

معمولا محل ثبت تاریخ زیر شماره سریال فاکتور است. وجود تاریخ در فاکتور، زمان انجام معامله را مشخص می‌کند و دارای بار حقوقی بالایی است.

• شماره سریال:

این شماره که در هر فاکتور یکتا استریا انطباق برگه‌های مختلف فاکتور با یک‌دیگر را ممکن می‌کند. همچنین دنباله‌دار بودن این شماره سریال‌ها در فاکتورهای متوالی، از نظر ممیز مالیاتی بسیار مهم است.

• مشخصات فروشنده و خریدار:

طبیعی است که هر چقدر این مشخصات کامل‌تر وارد شود، فاکتور شما از اعتبار بالاتری برخوردار خواهد بود. اطلاعات شناسنامه‌ای، تاریخ تولد، شماره ملی و … از جمله اطلاعاتی است که باید در فاکتور درج شود.

• مشخصات کالا یا خدمت:

هر فاکتوری برای فروش کالا یا خدماتی خاص عرضه می‌شود. در نتیجه بسیار مهم است که دقیقا مشخص شود که چه کالا یا خدماتی ارائه شده است. در این زمینه اگر کالای مدنظر دارای پیچیدگی‌های خاصی است، بهتر است تا جای ممکن ویژگی‌های آن توصیف شود.

• درج قیمت:

این بخش باید بر اساس قیمت یک واحد و قیمت کل ثبت شود. در حاشیه درج قیمت شرایط و نوع پرداخت نیز بسیار مهم است. اگر پرداخت به صورت اقساطی است، باید به‌طور دقیق روش و زمان‌بندی پرداخت مشخص شود.

• مهر و امضا:

در نهایت مهر و امضای فروشنده و خریدار از مهم‌ترین عناصری است که به این سند اعتبار می‌بخشد.

موارد قانونی موثر در فاکتور

فاکتور یکی از پرکاربردترین انواع سند عادی در میان افراد جامعه است. افراد، روزانه و به دلیل خرید و فروش‌های گوناگون چندین فاکتور دریافت می‌کنند. بسیاری از این فاکتورها، فاکتورهایی هستند که به کمک صندوق فروشگاهی ارائه شده‌اند. در بعضی موارد و کالاهای مهم‌تر نیز فاکتورهای پرینت شده و دست‌نویس ارائه می‌شود.

با این وجود همان‌طور که در ابتدای مقاله گفته شد فاکتورهای فروش، در هر حالت یک سند مورد اتکا در محاکم حقوقی نیستند. در نتیجه برای بهبود چنین سندی و افزایش اعتبار حقوقی فاکتور، به‌خصوص در جریان معاملات با قیمت بالا و یا شرایط پرداخت اقساطی، روش‌های خاصی مورد توجه قرار می‌گیرد. از جمله این روش‌ها دریافت اثر انگشت در کنار امضاء، دریافت دست‌خط فروشنده و خریدار مبنی بر موضوع اصلی تعهد شده، دریافت چک ضمانت در صورت فروش اقساطی و… است.

مشکلات ناشی از فاکتورهای ناقص و غیررسمی

خرید و فروش همیشه با شبهه همراه است. گاهی جنس دریافت شده با آنچه خریداری شده متفاوت است. گاهی در میزان و وزن کالای دریافتی تقلب صورت می‌گیرد. گاهی نیز خریدار حاضر به انجام تعهدات مالی خود در قبال کالای خریداری شده نیست.

در این شرایط یک فاکتور رسمی که در کنارش تعهدات لازم دریافت شده است، می‌تواند در پیگیری امور از محاکم قضایی بسیار موثر باشد. در واقع تنها فاکتوری قابل ارائه به دادگاه است که جزئیات کاملی از شرایط و طرفین معامله در آن درج شده باشد. همچنین وجود ضمانت‌های لازم در کنار فاکتور رسمی، از جمله ادله‌های مهمی است که در صدور رای دادگاه بسیار موثر خواهد بود.

فاکتورهای ناقص و غیررسمی از نظر سازمان امور مالیاتی نیز فاقد اعتبار هستند. در نتیجه در صورتی که فاکتورهای یک کسب‌وکار دارای ویژگی‌های فاکتور رسمی نبوده و اطلاعات آنها کامل نباشد، طبق قانون و به گزارش ممیز مالیاتی بررسی کننده، با جرایم سنگین مواجه خواهند شد. جرایمی که معمولا از میزان قانونی پرداخت مالیات نیز بیشتر خواهد بود.

در نهایت چاپ فاکتور ناقص می‌تواند میزان دقت سیستم حسابداری داخلی را کاهش دهد و تیم مدیریتی و مالی را دچار تصمیم‌گیری‌های اشتباه کند.