تاثیرات سربرگ حرفه ای در مکاتبات

استفاده از سربرگ در نامه‌های رسمی و اداری

در دنیای کسب و کار، نوشتن نامه یک روش رسمی و دارای مقبولیت عمومی برای ارتباط بین دو فرد، دو شرکت و یا موسسه به شمار می‌رود. با رشد روز‌افزون تجارت و صنعت و رقابت شدیدی که در بازار حاکم است، نوشتن یک نامه تجاری خوب اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است. به همین علت سربرگ حرفه‌ای بسیار تاثیر گذار است.

مرجعیتی که یک نامه اداری می‌تواند در معاملات آتی بین افراد داشته باشد باعث اهمیت پیدا کردن همه‌ی ابعاد مربوط به مکاتبات اداری شده است. در این حالت، نیاز به استفاده از سربرگ کاملا محسوس خواهد بود چرا که همان‌طور که مشخص است درج مطالب در کاغذهای عادی و بی‌نام باعث کاهش اهمیت آن مطالب می‌شود. به همین دلیل است که اغلب شرکت‌ها از سربرگ برای تعامل با مشتریان و یا سازمان‌های دیگر استفاده می‌کنند. لازم به ذکر است که استفاده از سربرگ تنها مختص شرکت‌های بزرگ نبوده و شرکت‌های کوچک نیز می‌توانند از انتفاعات این کالا برخوردار شوند.

هر شرکتی می‌تواند سربرگی را برای خود انتخاب کرده و به انجام مکاتبات اداری بپردازد اما این‌که آن سربرگ چگونه و بر طبق چه اصول و نکاتی، طراحی و چاپ شود از مواردی است که نشان‌ دهنده حرفه‌ای یا مبتدی بودن آن شرکت در مکاتبات خواهد بود.

به دلیل بالا بودن اهمیت سربرگ در مکاتبات اداری ما در این مقاله به بررسی نکاتی که منجر به حرفه‌ای‌تر شدن یک سربرگ و در نهایت مکاتبات اداری هر سازمان می‌گردد می‌پردازیم.

حرفه‌ای بودن یک سربرگ

هر کسب و کار به دنبال این است که این پیام را به مشتریان خود برساند که قادر است بهترین خدمات یا محصولات با قیمت مناسب را به آن‌ها ارائه دهد، بنابراین نامه‌ای که در سربرگ درج می‌شود پیام تبلیغاتی سازمان را تقویت می‌کند.

همه ما می‌دانیم متون اداری از قوانین نگارشی خاصی پیروی می‌کند و جهت مکاتبات رسمی و اداری با دیگر نهادها می‌بایست این اصول نوشتاری رعایت گردد. حال همانطور که توجه به نحوه‌ی نگارش رسمی در نامه‌های اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، چگونگی ارائه‌ی نامه‌ها نیز بسیار مهم است. چرا که ارائه‌ی بهترین و مناسب‌ترین متون رسمی در یک کاغذ سفید بی‌نام و نشان باز هم آن نامه را از چهارچوب اداری خارج می‌کند.

استفاده از لوگو همرا با نام تجاری و اطلاعات تماس شرکت در سربرگ، بیان کننده اعتبار و نوع کسب و کار بوده و از موارد اولیه‌ای است که به هنگام تهیه سربرگ در آن ثبت می‌گردد.

پس از توجه به لوگوی تجاری نکته‌ی دیگری که در سربرگ باید رعایت شود، نوع و اندازه فونت‌های مورد استفاده است. برای نامه‌های اداری و رسمی، نوعی استاندارد نوشتاری تعریف شده است که رعایت آن در کنار نکات دیگر می‌تواند تاثیر به‌سزایی در نحوه‌ی صحیح مکاتبات اداری داشته باشد.

از طرف دیگر بهتر است که تا حد امکان طراحی سربرگ خود را ساده در نظر بگیرید و از شلوغ شدن کاغذ بپرهیزید؛ زیرا طراحی شلوغ، باعث کاهش توجه مخاطب به هدف اصلی نامه می‌شود. مثلا طراحی و توناژ رنگی مورد استفاده در سربرگ را به گونه‌ای در نظر بگیرید که فقط نوع کسب و کار را بیان کرده و از تجملات به دور باشد.

همچنین کیفیت و گرماژ کاغذ را مناسب انتخاب کنید. کیفیت کاغذی که برای سربرگ در نظر گرفته می‌شود می‌تواند در حسی که به مخاطب انتقال می‌دهد تاثیر بگذارد.

رنگی که در طراحی سربرگ از آن استفاده می‌شود دارای معنا و مفهوم مهمی است. پس مطمئن شوید از رنگی استفاده می‌کنید که در تعامل با نوع کسب و کار و همچنین لوگوی شما قرار دارد. به طور مثال سازمانی که در رابطه با محصولات غذایی و خوراکی فعالیت دارد از توناژ رنگی سبز و قرمز استفاده می‌کند نه از بنفش و خاکستری.

هنگامی که سربرگ خود را طراحی کردید به خاطر داشته باشید که دیگر اقلام چاپی شرکت همچون پاکت نامه، کارت ویزیت، فاکتور و … نیز می‌بایست همانند سربرگ طراحی گردند. بدین ترتیب، توسط مجموعه‌ی این اقلام، نام تجاری و نوع کسب و کار با جلوه‌ی صحیح و معتبرتری در مقابل دیگر سازمان‌ها نمود پیدا می‌کند.

بنابراین با کمک طراحان حرفه‌ای و چاپخانه مجهز به چاپ سربرگ می‌توان سربرگ حرفه‌ای و مناسبی را آن‌گونه که‌ شایسته‌ی ارسال به دیگر سازمان‌ها است، فراهم کرد.