فاکتور، یک سند کاری ضروری

هر مراوده مالی باید در یک سند تجاری ثبت شود. این کار مزایای گوناگونی دارد، که انجام آن را برای هر کسب‌وکاری تبدیل به یک ضرورت اساسی کرده است. فاکتورها یکی از بهترین روش‌های ثبت خرید و فروش محصولات و خدمات هستند. فاکتورها می‌توانند بر اساس ویژگی‌های متنوع به انواع گوناگونی تقسیم‌بندی شوند. در این مقاله به بررسی ضرورت استفاده از فاکتور، یک سند تجاری ضروری می‌پردازیم.

آثار تجاری استفاده از فاکتور

یک فاکتور استاندارد دارای اطلاعات دقیقی درباره خریدار، فروشنده، کالا یا خدمات دریافت شده، قیمت و تاریخ خرید است. این اطلاعات بیش از هرچیز برای سر و سامان دادن به امور مالی کسب‌و‌کار مهم است. در واقع هر کسب‌وکار با هر محصولی، در صورتی که بخواهد یک سیستم حسابداری سالم و دقیق داشته باشد باید برای تک‌تک هزینه‌ها و درآمدهای خود یک سند تجاری ایجاد کند. مجموع این اسناد تجاری به مدیریت مالی هر کسب‌وکار کمک می‌کند تا بتواند دفاتر حسابداری از جمله دفتر کل و دفتر معین و همچنین صورت‌های گوناگون از جمله صورت ترازنامه و صورت سود و زیان را برای هر سال مالی تهیه کند.

از بعد تجاری یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سازمان‌های موفق، شفافیت مالی و آگاهی مدیران سازمان نسبت به وضعیت مالی سازمان است. در این شرایط وجود فاکتور به عنوان یک سند تجاری ضروری، برای شکل دادن به اسناد حسابداری و مالی، دارای اهمیت می‌شود. این اسناد به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند در هر لحظه وضعیت مالی سازمان را سنجیده و بر اساس آن به کنترل، تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی بپردازند. به عنوان مثال فاکتورها در صورت نگهداری و بایگانی صحیح، ابزاری عالی برای پیگیری موعد پرداخت‌ها و دریافت‌های گوناگون هستند. در نهایت در بسیاری از کسب‌وکارها فاکتور به منزله برگه خدمات پس از فروش، برای مشتریان عمل می‌کند.

آثار حقوقی استفاده از فاکتور

اسناد تجاری تنها برای کاربردهای داخلی تهیه نمی‌شوند بلکه دارای کاربردهای حقوقی بسیاری نیز هستند. برای درک بهتر این موضوع ابتدا باید تعریف درستی از سند داشت. در لغت منظور از سند، مدرکی است که می‌توان به آن اعتماد کرد و بر اساس آن تصمیم گرفت. از دیدگاه حقوقی نیز سند چیزی است که با اتکاء به آن بتوان درباره یک موضوع به یقین رسید و در دادگاه حکم صادر کرد. بنابراین می‌توان برای یک فاکتور کاربردهای حقوقی نیز قائل شد. اولین کاربرد حقوقی فاکتور در اثبات پرداخت‌ها و دریافت‌های سالانه‌ی کسب‌وکارها به اداره امور مالیات و دارایی است.

در واقع وجود این فاکتورها میزان تراکنش مالی هر کسب‌و‌کار را در طول سال مالی مشخص می‌کند تا اداره امور مالیاتی و دارایی بتوانند بر اساس آن، میزان مالیاتی که کارفرما متعهد به پرداخت است را تعیین کنند.

عدم وجود فاکتور به عنوان سند اولیه، کلیه مراودات مالی هر کسب‌وکار، به منزله وجود اشکال و عدم شفافیت در سیستم حسابداری آن کسب‌وکار است. نتیجه وجود چنین شرایطی، جریمه شدن آن کسب‌وکار از سوی این سازمان‌ها خواهد بود. در این زمینه توجه به رسمی بودن فاکتور نیز بسیار مهم است. چراکه این سازمان‌ها تنها فاکتورهای رسمی را تایید می‌کنند. منظور از فاکتور رسمی فاکتوری است که از نظر ساختاری و … به تایید سازمان مدنظر رسیده باشد.

کاربرد دیگر طراحی و چاپ فاکتور، استفاده از آن به عنوان یک ادله حقوقی است. فاکتورها، به‌خصوص فاکتورهای رسمی، می‌توانند در حکم یک ادله حقوقی، در محاکمه قضایی مورد استناد قرار گرفته و بر اساس آن‌ها حکم صادر شود. به عنوان مثال در هر کسب‌وکاری ممکن است تحت شرایطی، یکی از مشتریان از پرداخت دیون خود بابت خرید یک محصول خودداری کند. در این شرایط و در صورت شکایت از مشتری، فاکتور امضا شده بین طرفین می‌تواند شاهدی مستحکم برای ادعای مطرح شده باشد.