ضرورت داشتن فاکتور برای مشتریان

امروزه تمامی فاکتورها به دلایل گوناگونی مهم هستند. چرا که یک فاکتور ساده فروش را می‌توان برگه‌ای برای نظم بخشیدن به امور درون‌سازمانی دانست. از طرف دیگر اگر فاکتور رسمی باشد، از آن به عنوان سندی برای ارائه به مراجع مالیاتی و قانونی استفاده می‌گردد. در نهایت می‌توان گفت فاکتور ابزاری برای به رسمیت شناختن خرید و فروش محصول یا خدمات، میان خریدار و فروشنده است. معمولا فاکتور خرید برای خریدار اهمیت بسیاری دارد. به‌خصوص زمانی که مبلغ خرید بالا بوده و یا کالایی حساس خریداری می‌شود. از این رو ما در این مقاله به بررسی دلایل اهمیت فاکتور برای مشتریان پرداخته‌ایم.

1- احساس اعتماد

خریداران به دلایل مختلف علاقه دارند که هنگام خرید محصول، فاکتور خرید خود را دریافت کنند. اما شاید مهم‌ترین علت این علاقه را بتوان نیاز خریدار به دریافت حس اعتماد از فروشنده دانست.
البته ویژگی‌های گوناگونی در فروشنده باید وجود داشته باشد، تا بتواند اعتماد خریدار را جلب کند. البته واضح است که وجود یک فاکتور که شامل جزئیات مهمی از جمله اطلاعات تماس فروشنده و خریدار، تاریخ و زمان خرید و قیمت پرداخت شده بابت محصول یا سرویس است، می‌تواند در جلب اعتماد خریدار بسیار موثر باشد. در واقع این مسئله علاوه بر رفع نیاز خریدار، روشی عالی برای فروشنده جهت بهبود ارتباطات و افزایش میزان فروش خود به مشتریان است.

2- استفاده از خدمات پس از فروش

درباره بسیاری از محصولات، فاکتور در نقش برگه گارانتی یا مکمل آن عمل می‌کند. چاپ فاکتور اثبات می‌کند که یک محصول در چه تاریخی، از چه شخصی و به چه قیمتی خریداری شده است. به همین دلیل بسیاری از مشتریان علاقمند هستند علاوه بر دریافت برگه گارانتی، فاکتور کالای خریداری شده را نیز دریافت نمایند.

3- تضمین قیمت و کیفیت

فاکتور سندی قابل پیگیری است. در نتیجه این اطمینان را نزد مشتریان ایجاد می‌کند که محصول دریافتی دقیقا همان چیزی است که در فاکتور ثبت شده است. همچنین فاکتور ابزاری برای اطمینان از خرید محصول یا دریافت خدمات با قیمت مناسب است. در این زمینه احساس مشتری چنین است که ثبت قیمت در فاکتور، نشان‌دهنده درستی و مناسب بودن قیمت آن است. در مقابل اگر محصول یا خدماتی بدون فاکتور فروخته شود، خریدار را نسبت به قیمت و سایر ویژگی‌های آن محصول یا خدمات، دچار تردید می‌کند.

4- امکان پیگیری حقوقی

فاکتور در صورت رسمی بودن، یک سند حقوقی معتبر است. سندی که می‌توان با اتکاء به آن علیه صادرکننده فاکتور اقامه دعوی کرد. این ویژگی به مشتریان این اطمینان را می‌دهد که در صورت عدم انطباق محصول خریداری شده با آنچه در فاکتور ثبت شده است می‌تواند با پیگیری حقوقی موضوع، به احقاق حقوق از دست رفته خود بپردازند. این ویژگی فاکتور در معاملاتی با مبالغ بالا و یا پرداخت‌های اقساطی، از اهمیت بیشتری برخوردار است.

5- اهمیت فاکتور برای مشتریان حقوقی

همه مشتریان یک کسب‌وکار دارای شخصیت حقیقی نیستند. بسیاری از مشتریان کسب‌وکارها، به‌خصوص مشتریان بزرگ آن‌ها که معمولا خریدهای عمده را انجام می‌دهند، مشتریان حقوقی هستند. اهمیت فاکتور برای مشتریان حقوقی بسیار بیشتر از مشتریان حقیقی است. دلیل عمده این مسئله نیز حجم بزرگ‌تر معاملات و اهمیت ثبت معاملات در سیستم حسابداری داخلی هر دو طرف معامله است.

از سویی مشتری حقوقی باید پاسخگوی مراجع قانونی دریافت مالیات باشد. در نتیجه فارغ از ثبت درآمدهای ناشی از فروش، باید هزینه‌های خود را نیز در قالب فاکتور رسمی اثبات نماید. از سوی دیگر در صورت نیاز باید مدارک مستند و مستحکمی برای ارائه به مراجع قضایی داشته باشد. مجموع این دلایل موجب می‌شود، ثبت فاکتور برای مشتریان حقوقی نیز از اهمیت بالایی برخوردار باشد.