چگونه یک ست اداری مقرون به صرفه تهیه کنیم

طراحی و چاپ ست اداری، ابزاری عالی برای شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک است؛ تا بتوانند وجه حرفه‌ای خود را بهتر و بیشتر نشان دهند. در واقع به‌خودی‌خود، تهیه ست اداری می‌تواند روشی مقرون به صرفه برای بهبود شرایط یک کسب‌وکار از دیدگاه‌های متفاوت باشد. با این وجود احتمالا هزینه تهیه ست اداری برای بعضی از کسب‌وکارهای کوچک سنگین باشد. اما برای تهیه ست اداری مقرون به صرفه راه‌کارهای متنوعی وجود دارد. در این نوشته چند راهکار موثر در قالب دو روش اساسی بررسی شده است.

صرفه‌جویی در هزینه‌های طراحی ست اداری

اولین مرحله در تهیه ست اداری طراحی آن است. طراحی ست اداری مقرون به صرفه به روش‌های گوناگونی ممکن می‌شود. اولین ایده‌‌ای که به ذهن مدیران کسب‌وکارها می‌رسد؛ استفاده از قالب‌های از پیش طراحی شده‌ی ست اداری است. قالب‌های از پیش طراحی شده را می‌توان با قیمت بسیار مناسب‌تری نسبت به طراحی اختصاصی ست اداری تهیه کرد. در واقع اصلی‌ترین مزیت این قالب‌ها قیمت تمام شده مناسب‌تر آن‌هاست. در مقابل اگرچه این طرح‌ها به اندازه کافی زیبا و کاربردی هستند؛ اما نمی‌توانند در هماهنگی کامل با یک کسب‌وکار اختصاصی باشند. به هر حال استفاده از قالب‌های ست اداری از پیش طراحی شده و اصلاح آن‌ها بنابر نیاز هر سازمان، اولین روش صرفه‌جویی در هزینه‌های طراحی و تهیه ست اداری مقرون به صرفه است.

روش دیگری که موجب کاهش بیشتر هزینه‌های طراحی ست اداری می‌شود؛ استفاده از نرم‌افزارهای طراحی قالب‌های پیش‌فرض است. به عنوان مثال نرم‌افزار مایکروسافت ورد، قالب‌های آماده زیبایی برای طراحی سربرگ دارد. همچنین نرم‌افزارهای متعدد دیگری برای طراحی سایر اقلام ست اداری بدون داشتن تجربه و دانش طراحی وجود دارد.

صرفه‌جویی در هزینه‌های چاپ ست اداری

در نهایت و پس از طراحی ست اداری، برای کاهش بیشتر هزینه‌ها باید به دنبال راه‌کارهایی در مرحله چاپ بود. چاپ یک ست اداری مقرون به صرفه را می‌توان به روش‌های گوناگونی انجام داد. در ادامه چند پیشنهاد موثر در این زمینه مطرح شده است.

در قدم اول صرفه‌جویی در کاغذ بهترین پیشنهاد است. استفاده از کاغذهایی با گرماژ کمتر (نازک‌تر) می‌تواند تا حدود زیادی روی هزینه‌های کاغذ خریداری شده موثر باشد. همچنین استفاده از اندازه‌های استاندارد، روش دیگری است که در تولید ست اداری مقرون به صرفه موثر است. اندازه‌های استاندارد کمک می‌کند تا میزان اتلاف کاغذ به حداقل ممکن کاهش یابد. از سویی این روش کمک می‌کند تا بتوان بعضی از اقلام ست اداری را به صورت آماده و به تعداد مورد نیاز خریداری کرد. به عنوان مثال در صورتی که برای تهیه سربرگ از کاغذ‌های در قطع استاندارد استفاده کنید؛ می‌توانید از پاکت‌های آماده موجود در بازار بهره ببرید.

در قدم دوم، صرفه‌جویی در هزینه‌های چاپ نیز می‌تواند به مقدار زیادی در کاهش هزینه‌ها موثر باشد. در این زمینه بهره بردن از روش‌های خلاقانه طراحی، این امکان را فراهم می‌کند؛ تا در چاپ بعضی از اقلام از روش چاپ تک رنگ یا دو رنگ استفاده شده و به میزان زیادی در هزینه‌ها صرفه‌جویی گردد. به عنوان مثال می‌توان اقلام دارای طراحی ساده، مثل سربرگ و پاکت را با استفاده از چاپ دو رنگ یا تک رنگ تهیه نمود.

تخمین درست تیراژ چاپ نیز موضوع مهم دیگری است که باید به دقت در نظر گرفت. تجربه نشان داده است که اکثر کسب‌وکار‌ها تخمین درستی از تعداد مورد نیاز از هر قلم موجود در ست اداری ندارند. این تخمین نادرست نه‌تنها هزینه‌های تهیه ست اداری را افزایش می‌دهد؛ بلکه گاهی باعث بی‌نظمی و معطل شدن کار، به دلیل کمبود یکی از آن اقلام می‌شود. به عنوان مثال در شرایطی که هنوز پاکت‌های اداری تمام نشده است؛ سربرگ‌های اداری به پایان می‌رسد. به‌طور معمول چنین مشکلی به این دلیل رخ می‌دهد که به بیشتر بودن مصرف سربرگ نسبت به پاکت و سایر موارد مشابه توجه نمی‌شود.

همچنین در صورت افزایش تعداد محصولات چاپی و در نظرگرفتن زمان‌بندی گسترده‌تر برای انجام فرآیند چاپ، می‌توان هزینه‌های آن را کاهش داد. به عنوان مثال برای چاپ با تیراژهای پایین و چاپ‌های فوری، استفاده از دستگاه‌های چاپ دیجیتال مرسوم است. در حالی که در صورت وجود تیراژ بالاتر و داشتن زمان بیشتر برای انجام کار، می‌توان با استفاده از دستگاه‌های چاپ معمول و با هزینه بسیار کمتر، اقدام به تهیه یک ست اداری مقرون به صرفه نمود.